气体人才网

时间管理:做自己的主人

发布于:06-18

时间管理的本质与目的

❝ 我们无法管理时间,能管理的只有我们自己。——《和时间做朋友》

时间是线性的,"人不可能两次踏进同一条河流"。时间的存量是既定的,时间的管理,本质上是管理自己利用时间的效率和质量,最后落实到的地方,是自身习惯的重塑。

当然,时间管理不是把自己当作机器,不分轻重缓急、脚不沾地地按照计划表去和时间赛跑,甚至成为时间的奴隶,更不是为了时间的减少或增加而焦虑。

时间管理是为了让自己活的更自由,时间管理的好处既在于表面上的效果,如提高工作、学习和生活的效率,更在于把控自己的人生,不依靠deadline来催促自己,更有的放矢地利用自己的时间,为未来做准备。

时间管理之前:任务规划

在进行有效的时间管理之前,对可用时间和计划中或计划外的任务进行梳理、规划是一个基础性的工作。规划的前提是有明确的目标、可以探寻到具体的实现路径。

一般的采取列清单的方法,将任务视觉化。主要有两种思路:

  • “思路一”:以过程为导向

    将时间分块 ,设置番茄钟,通过计时,观察时间的流逝,激发行动的动力,从而实现单位时间效率最大化。当然,目标强的人倾向于将时间单位分为小时而不是天。

  • “思路二”:以结果为导向

    以结果为导向,要求在规定的时间内达成一定的成果。这种规划思路更多的适合于复杂的任务,完成时间不确定,甚至可能有突发的情况,导致任务节点延申或者被斩断。如果有多个任务时,根据任务的难度等级,先难后易,以便让先前任务完成的成就感来支撑下一个任务进行。

对于如何制作清单,可以参考《清单革命》中的方式,把问题分为三类:简单问题、复杂问题、极端复杂问题[1]

  • 1.简单问题,采取执行清单

    为避免记忆错误和麻痹大意的“无能之错”,可以采用执行清单,照着明确的步骤执行。

  • 2.复杂问题,采用核查清单。

    复杂问题有多个流程步骤、专业性强,核查清单的作用是避免遗漏重要环节。

  • 3.极端复杂问题,采用核查清单和沟通清单

    极端复杂问题具有很大的不确定性,运用核查清单,是确保极端复杂问题的各个环节能够顺利完成;运用沟通清单,是应对过程中的不确定问题,确保极端复杂问题的隐患能够及时的发现和排除。

时间管理如何进行

❝ 时间就是选择,时间总是有的,没有时间等于不重要。

在作时间管理的时候,我们应该清楚的一件事是,不存在没有时间的说法。时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。鲁迅先生这句名言说的就是这个道理。很多时候,我们利用时间的态度,不单单是拖延症这种非理性的行为。更理性的认知应该是,没有时间做某事代表这件事不重要。

  • “要事第一”

    要事第一、自我管理的原则是史蒂芬·柯维提出的高效能人士具备的七个习惯之一。把最重要的事情放在第一位永远是最重要的时间管理原则。

    优先做那些关键的事情,因为,一些关键的小的投入和努力,通常可以产生大多数的结果、产出或酬劳。这也是意大利经济家帕累托经过统计提出的二八法则。

    二八法则,又被叫做”最省力法则“。可以简单地提炼为,80%的结果,来自20%的原因;20%的努力,产生于80%的结果。剩余80%可做可不做是为了有效、甚至不惜代价完成最重要的20%部分。

    沃伦·巴菲特专注于20%最重要的事情,他曾经给弗林特介绍过确定优先次序的三步走策略[2]

    ❝ 首先,巴菲特让弗林特在一张纸上写下他的前25个目标。

    接下来,他让他选出前5个。

    最后,他让弗林特把那20个他没有选中的目标放在“不惜一切代价也要避免”的清单上。

    与一般人不同之处,巴菲特又避免80%的琐事,把剩余的80%的时间花在阅读和思考上,更为有效管理时间。

  • “在冲突性的任务间分配时间”

    当存在冲突性的任务时,可以根据艾森豪威尔的重要紧急法则,将按照时间紧急程度、重要性程度分为四个类型:重要紧急的,重要不紧急的,不重要紧急的,不重要不紧急,再分别对应到四象限中:

    • 放置在第一象限的那些任务既重要又紧急,应立即处理;
    • 放置在第二象限中的那些任务虽然重要,但并不紧急,可以先安排在不久的将来完成,但要做好预防和规划;
    • 放置在第三象限中的任务虽然紧急,但不重要。这一类事情就是一般的琐事,可以委托给他人。
    • 放置在第四象限中的任务既不重要也不紧急。这种事情既可以当下放弃,或者保险起见,也可以暂且搁置,等待未来再次评估,如果重要性仍然不大,就应当放弃。

阅读 3381